Bagi anda yang pernah mengenyam pendidikan komputer di Sekolah, pasti sudah tidak asing lagi dengan aplikasi Microsoft Word, Excel dan Powerpoint. Word digunakan untuk mengetik dokumen, Excel untuk membuat tabel, dan Powerpoint untuk merancang presentasi. Kebanyakan orang hanya mengetahui ketiga aplikasi Microsoft ini, padahal masih banyak aplikasi Microsoft lain yang mempunyai fungsi tak kalah penting dari Word, Excel dan Powerpoint. Salah satunya yaitu Microsoft Access.
Pertama kali anda membuka Microsoft Access, pasti anda merasa asing. Gimana sih bikin tabel, ini fungsinya buat apaan ya. Memang microsoft access agak berbeda dari aplikasi microsoft lainnya. Microsoft Access adalah aplikasi yang berguna untuk membuat, mengolah, dan mengelola basis data atau lebih dikenal dengan database. Database adalah kumpulan arsip data berbentuk tabel yang saling berkaitan untuk menghasilkan informasi. Data digunakan sebagai masukan yang akan diolah menjadi informasi
Fungsi Umum Microsoft Access
Fungsi Microsoft Access :
- untuk membuat program aplikasi persediaan barang
- untuk membuat program aplikasi gaji pegawai
- untuk membuat program aplikasi kehadiran dan lain-lain
- Table digunakan untuk menyimpan data
- Query digunakan untuk memanipulasi data
- Form digunakan untuk frontend aplikasi. Biasanya untuk menampilkan data, menambah data dll.
- Report digunakan untuk membuat laporan
- Macro digunakan untuk melakukan satu atau beberapa fungsi.
- Switchboard digunakan untuk membuat menu utama
Apa itu Table?
Table adalah tempat untuk menyimpan data. Contohnya data barang disimpan di table barang
Kenapa kita harus buat table ?
Karena kalau kita tidak buat table kita tidak dapat menyimpan data, Jika tidak ada data yang disimpan data tidak dapat diproses.
Langkah membuat Table
- Pada jendela database klik Table.
- klik dua kali create table in design view
- pada jendela table ketikan field-field table beserta tipe datanya.
- Pilih File Þ Save.
- tutup table untuk membuat table-table lainnya.
Apa itu Query ?
Query adalah ‘permintaan data’ kita berupa bahasa bisnis, untuk mengolah data dalam tabel(-tabel) menjadi satu informasi yang bisa dimengerti. Seperti mengelompokkan sepuluh penjualan terbesar oleh customer yang dimiliki. Ia bisa berdasarkan pada satu tabel saja, atau pada dua/lebih tabel, ataupun berdasarkan pada query yang telah ada.
Manfaat Query :
Dengan Query kita dapat :
- Menampilkan data-data tertentu pada suatu table, contohnya kita hanya ingin melihat data pada table barang yang kode barangnya “B001”
- Menampilkan data dari dua table atau lebih dengan syarat anatr table itu ada field yang berhubungan. Contohnya kita ingin melihat Nomor Faktur “F0001” itu siapa pemiliknya. Di sini kita mengambil data dari table Header Penjualan dan Table Karyawan, Sebagai penghubungnya adalah field NIK.
- Dapat melakukan operasi perhitungan.
Query biasanya digunakan sebagai sumber data untuk Report.dan Form.
Form
Apa itu Form ?
Form digunakan untuk merepresentasikan ke user atau menerima inputan dari user data-data dalam tabel/query dalam bentuk interface grid, tombol, dan lain-lain kontrol windows. form dalam access bisa dimasukkan ke dalam form lain sebagai control sub form, biasanya jika bekerja dalam transaksi master-detail.
Report
Apa itu Report ?
Report, seperti halnya form, digunakan untuk merepresentasikan hasil olahan data menjadi informasi yang siap di cetak di lembaran kertas.
Mengapa kita perlu membuat Report ?.
Jika Atasan Anda meminta laporan penjualan kepada anda, tentunya anda akan segera menyiapkannya anda bisa mencetak table penjualan sebagai laporan tetapi hasil cetakannya tidak seperti laporan yang diinginkan. Cara yang terbaik adalah dengan membuat Laporan Penjualan tersebut dengan menggunakan Report. Dengan Report kapanpun Laporan dibutuhkan maka dengancepat kita dapat menyediakannya.
Bagaiamana Cara Membuatnya ?
Report dapat dibuat dengan dua cara yaitu maual dan wizards. Pada tutorial terdapat beberapa contoh pembutan report., anda tinggal mengikuti langkah-langkah pembuatannya.
Pembuatan Report
Report Struk Penjualan
digunakan untuk mencetak struk barang-barang yang dibeli karyawan.
- Sebelum kita buat reportnya terlebih dulu kita buat sumberdata untuk report ini. Sumber data sebuah report bisa dari table atau dari Query. Untuk keperluan ini kita akan membuat Query Struk, Berikut Design untuk Query Struk, Simpan dengan namaqry_Struk
- Pada Jendela Database klik Report. Klik New, muncul jendelaReport Wizard
SwitchBoard
Apa Itu SwitchBoard ?
Semua Form dan Report telah selesai, sekarang kita buat Menu Utamanya. Pada Access kita dapat membuat menu utama dengan memakai SwitchBoard. Caranya :
- Pada menu bar Pilih Tools Þ Database Utilities Þ Switchboard Manager
- Akan muncul message box switchboard klik Yes
- Pada Jendela Switchboard Manager klik Edit lalu klik New
- MySQL
- ORACLE
- FIREBIRD
- Microsoft SQL server 2000
- Visual Foxpro 6.0
- Database Desktop Paradox dll.
- Kontrol data terpusat
- Data dapat dipakai bersama (share)
- Redundansi data ( kerancuan data ) dapat dihindari dan dikontrol
- Independensi data
- Integritas data yang terpelihara, dll.
Berikut adalah cara membuat database sederhana dengan Microsoft Access 2010 :
1. Buka Microsoft Access ( 2010 ) > pilih blank database > isi nama database > create
2. Setelah Klik create maka akan keluar tampilan jendela seperti ini
3. Langkah selanjutnya adalah mengcreate table dengan mode design view untuk mengatur
pembuatan field untuk table yang kita buat.
4. Setelah mengklik Design View maka akan keluar jendela untuk kita membuat field dan
mengatur field properties dari table yang telah kita buat.
5. Setelah mengatur field properties, klik kanan pada icon table yang kita buat dan klik open
dan kita tinggal mengisi record untuk field table yang telah kita buat.
6. Save Database.
Perlu diketahui bahwa ekstensi file Microsoft Access 2010
berbeda dengan Microsoft Access 2003. Misalkan teman anda ingin melihat
Database yang anda buat dengan Microsoft Access 2010, sedangkan teman
anda menginstal Microsoft Access 2003 di laptopnya. Maka sudah pasti
Database yang dibuat di Microsot Access 2010 tersebut tidak akan bisa
dibuka di Microsoft Access 2003.
Cara Untuk Membuka file berekstensi .accdb (Access 2010) di Microsoft Access 2003 ( .mdb ) adalah sebagai berikut :
1. Klik file > Save & Publish > Access 2000 Database
sumber : http://goo.gl/esUlmo